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Wort der Woche «Geschäftsbrief»

Gabriela Baumgartner

Gabriela Baumgartner

Bestimmt kennen Sie diese Situation: Sie sitzen vor dem Computer und der Cursor blinkt auf dem leeren, weissen Word-Dokument. Ein Geschäftsbrief soll her. Und zwar einer, der die eigene Firma professionell aussehen lässt. Doch wie geht das genau? Gabriela Baumgartner, Redaktorin der Sendungen «Kassensturz» und «Espresso» bei Schweizer Radio und Fernsehen und Leiterin von Schreibseminaren, gibt Ihnen Tipps, wie Sie mit Ihrem Geschäftsbrief punkten können.

TRANSLATION-PROBST AG: Wie sieht das Layout eines perfekten Geschäftsbriefes aus?
Gabriela Baumgartner: Ein perfekt gestalteter Brief ist optisch übersichtlich und entsprechend gestaltet. Das heisst: eine einfache, gut lesbare Schrift und genug Weissraum. Verschiedene Schriftarten und -grössen sind ebenso unvorteilhaft wie unterschiedliche Hervorhebungen. Weniger ist mehr, lautet das Motto bei der Gestaltung. 

Was wird in Geschäftsbriefen häufig falsch gemacht?
Sehr häufig sind die Briefe optisch überladen, viel zu lang und nicht leserfreundlich aufgebaut. In vielen Briefen erkennt man keine eigentliche Struktur. Doch gerade das wäre für die Verständlichkeit wichtig.

Welche Floskeln sind total veraltet?
Jede Aussage, die keinen Sinn oder keine eigenständige Information transportiert, ist eine Floskel und damit völlig unnötig. «Wir bitten Sie um Kenntnisnahme» gehört in diese Kategorie, ebenso «Wir sehen Ihrer Antwort mit Freude entgegen …» oder «… zu unserer Entlastung senden wir Ihnen …».

Welche Angaben sind in einem Geschäftsbrief Pflicht?
Neben den inhaltlich notwendigen Informationen sind Angaben über die Erreichbarkeit des Absenders wichtig, ebenso Angaben über das weitere Vorgehen.

Professioneller Auftritt dank treffsicheren Geschäftsbriefen.

Professioneller Auftritt dank treffsicheren Geschäftsbriefen.

Wie sollte ein Geschäftsbrief textlich aufgebaut sein?
An die erste Stelle gehört die Kernaussage des Briefes. Worum geht es? Was ist zu tun? Langfädige, floskelhafte Einleitungen sind ebenso unnötig wie Zusammenfassungen oder Wiederholungen.

Wie kann man den Empfänger eines Geschäftsbriefes begeistern?
Mit Kürze und sprachlicher Prägnanz. Das heisst: kurze, klare Sätze, klare Aussagen, keine Fremdwörter und kein Fachchinesisch.

Inwiefern unterscheidet sich ein Geschäftsbrief von einer Geschäfts-E-Mail?
Bei der E-Mail gibt es mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Oft lenkt dieser ganze Schnickschnack aber vom Lesen ab. Zudem ist ein Brief vom Umfang her sofort fassbar. Bei einer E-Mail ist das oft nicht der Fall, der Leser muss erst mal scrollen, um zu sehen, wieviel Text ihn erwartet.

Welche drei Tipps geben Sie unseren Lesern?

  1. Sich überlegen, wem man etwas schreibt? Welchen Wissenstand hat mein Empfänger? Welche Bedürfnisse? Wie steht er zu mir?
  2. Ein kurzes Konzept erstellen. Welches ist meine Hauptaussage? Was will ich dem Leser mitteilen? Was erwarte ich danach von ihm?
  3. Kurz und verständlich schreiben.

Ist es wichtig, dass ein Geschäftsbrief in der Muttersprache des Empfängers geschrieben ist?
Je nach Situation ist eine Übersetzung empfehlenswert. Vor allem wenn klar ist, dass der Empfänger die gängige Sprache nicht versteht und auch nicht über ein Umfeld verfügt, das ihm weiterhelfen kann. 

Dank den Expertentipps von Gabriela Baumgartner fällt Ihnen das Texten Ihres Geschäftsbriefes das nächste Mal bestimmt leichter. Möchten Sie sich gar nicht mehr mit dem Verfassen von Geschäftsbriefen herumschlagen? Dann geben Sie uns ein kurzes Briefing, und wir übernehmen das gerne für Sie – auf Wunsch mit der entsprechenden Übersetzung.

Literaturtipps zum Thema Geschäftsbrief schreiben

  • Besser schreiben im Business
    Aktuelle Tipps und Vorlagen für den Geschäftsalltag Die wichtigsten Informationen auf den Punkt bringen? Mit diesem Buch kein Problem mehr. Einfach und schnell lernen Sie den richtigen Stil für die geschäftliche Kommunikation.
  • Besser schreiben im Alltag
    Aktuelle Tipps und Vorlagen für die private Korrespondenz Ein Schnellkurs für die moderne Korrespondenz: Mit 200 Vorlagen für Verträge, Reklamationen, private Briefe oder Einsprachen an Behörden. So finden Sie schnell die richtigen Worte.

Vertiefen Sie Ihr Wissen! Kurse und Workshops des KV Winterthur und KV Ost: 

Workshop «Besser schreiben»
Sie schreiben eigentlich gerne, und doch sind Sie manchmal frustriert, wenn der Geschäftsbrief, der Bericht oder der Artikel fürs Vereinsheft nicht so recht gelingen will. Was ist überhaupt ein guter Text? Sie repetieren und vertiefen die Grundregeln und erfahren, worauf es beim Schreiben ankommt. Sie lernen, sich klar, einfach und verständlich auszudrücken, interessant und abwechslungsreich zu schreiben und die richtigen Stilmittel bewusst einzusetzen.

Ihr Nutzen
Sie erfahren, wodurch sich ein guter Text auszeichnet und wie Sie Leser erreichen: Sie lernen, einen Text leserfreundlich aufzubauen und Ihre Botschaft am richtigen Ort zu platzieren. In verschiedenen Übungen entwickeln Sie Ihre Schreibkompetenz auf spielerische Art weiter und entdecken Wege, die Sie von der täglichen Schreibroutine wegführen.

Weitere Informationen finden Sie beim Kaufmännischen Verband Ostschweiz und beim Schweizerischen Institut für Betriebsökonomie.

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